privind raportul asupra reviziilor financiare efectuate la Ambasadele Republicii Moldova în: Republica Polonia, Regatul Suediei, Regatul Unit  al Marii Britanii, Republica Austria, Republica Portugheză pe perioada anilor 2005-2007 (Monitorul Oficial nr.167-168 din 05.09.2008, art.38)

    Curtea de Conturi, în prezenţa dlui V.Ostalep, viceministrul afacerilor externe şi integrării europene, dlui A.Corceacov, şeful Direcţiei buget şi finanţe a Ministerului Afacerilor Externe şi Integrării Europene, dnei M.Durleşteanu, ministrul finanţelor, călăuzindu-se de art.27 alin.(4) din Legea nr.312-XIII din 08.12.1994 „Privind Curtea de Conturi”[1] (cu modificările şi completările ulterioare), a examinat raportul asupra reviziilor financiare efectuate la Ambasadele Republicii Moldova în: Republica Polonia, Regatul Suediei, Regatul Unit al Marii Britanii, Republica Austria, Republica Portugheză pe perioada anilor 2005-2007 conform Programului activităţii de control/audit a Curţii de Conturi pe anul 2008.

    Activitatea instituţiilor serviciului diplomatic al Republicii Moldova peste hotare este reglementată de Legea nr.761-XV din 27.12.2001 „Cu privire la serviciul diplomatic”[1] (cu modificările şi completările ulterioare; în continuare – Legea nr.761-XV), Legea nr.1133-XII din 04.08.1992 „Cu privire la statutul misiunilor diplomatice ale Republicii Moldova în alte state”[2] (cu modificările şi completările ulterioare), Regulamentul „Privind activitatea administrativ-financiară a instituţiilor serviciului diplomatic al Republicii Moldova peste hotare”, aprobat prin Hotărîrea Guvernului nr.987 din 11.08.2003[3] (cu modificările şi completările ulterioare; în continuare – Regulamentul aprobat prin Hotărîrea Guvernului nr.987).

    Misiunile diplomatice ale Republicii Moldova peste hotare sînt structuri ale Ministerului Afacerilor Externe şi Integrării Europene (în continuare – MAEIE), care funcţionează în alte state sau pe lîngă organizaţii internaţionale şi întreţin relaţii oficiale internaţionale, promovează drepturile şi interesele legitime ale Republicii Moldova şi ale cetăţenilor ei.

    Finanţarea cheltuielilor de întreţinere a misiunilor diplomatice ale Republicii Moldova peste hotare se efectuează prin intermediul Ministerului Afacerilor Externe şi Integrării Europene, de la bugetul de stat, în monedă naţională convertită în valută străină, inclusiv din veniturile obţinute de la prestarea serviciilor consulare.

    Reviziile financiare efectuate la faţa locului au avut drept obiectiv verificarea corectitudinii utilizării de către entităţile supuse controlului a mijloacelor financiare publice, respectării legislaţiei şi regularităţii operaţiunilor economico-financiare.

    În cadrul reviziilor financiare, probele de control au fost acumulate prin analiza dărilor de seamă şi bilanţurilor despre executarea devizelor de cheltuieli; verificarea selectivă a documentelor primare şi a registrelor contabile; studierea explicaţiilor persoanelor responsabile.

    Examinînd rezultatele controlului, audiind raportul prezentat şi explicaţiile persoanelor cu funcţii de  răspundere  prezente în şedinţă, Curtea de Conturi

a constatat:
I. Constatări generale

    În perioada raportată, finanţarea cheltuielilor pentru asigurarea activităţii misiunilor diplomatice s-a efectuat din contul a trei surse: alocaţii bugetare de la componenta de bază a bugetului de stat; mijloace cu destinaţie specială (taxe consulare) acumulate şi/sau redistribuite de la alte misiuni; mijloace speciale realizate de la prestarea serviciilor aferente celor consulare. Conform datelor Rapoartelor privind executarea bugetelor instituţiilor din contul cheltuielilor de bază, mijloacelor cu destinaţie specială şi mijloacelor speciale, cheltuielile totale de casă executate de misiunile diplomatice supuse reviziei, pe perioada anilor 2005-2007, au constituit 84003,0 mii lei, sau 87,2% din totalul alocaţiilor precizate în sumă de 96377,4 mii lei.

    Grafic, structura cheltuielilor de întreţinere a Ambasadelor supuse controlului, în perioada raportată, potrivit surselor de finanţare, se prezintă astfel:

mii lei

    Sursă: Rapoartele privind executarea bugetului instituţiei din contul cheltuielilor de bază, mijloacelor cu destinaţie specială şi mijloacelor speciale ale Ambasadelor supuse reviziei pe anii 2005-2007

    Sursa principală de întreţinere a 4 misiuni diplomatice supuse reviziei (Ambasadele Republicii Moldova în: Republica Polonia, Republica Austria, Regatul Suediei şi în Regatul Unit al Marii Britanii) a constituit-o alocaţiile directe de la bugetul de stat, care variază de la 64% pînă la 88% din totalul finanţării, pe cînd finanţarea Ambasadei Republicii Moldova în Republica Portugheză a fost efectuată preponderent din contul taxelor consulare acumulate şi/sau redistribuite, care pe perioada anilor 2005-2007 au alcătuit în medie 64% din totalul surselor.

    Urmare verificărilor s-a stabilit că, în perioada raportată, cheltuielile efective în mărime de 83222,6 mii lei au fost executate de către toate misiunile controlate în limitele de cheltuieli precizate.

II. Nereguli la planificare, executare şi raportare
a bugetelor misiunilor diplomatice

    Controlul a constatat că misiunile diplomatice înfiinţate în perioada raportată nu în toate cazurile au asigurat corectitudinea evaluării cheltuielilor la planificarea necesarului de alocaţii anuale pentru anii 2006-2007. Astfel, lipsa unui studiu preventiv de evaluare a pieţei imobiliare şi al politicilor ţărilor de acreditare în domeniul preţurilor, precum şi necunoaşterea de către personalul tehnic a unor subtilităţi ce ţin de planificarea şi executarea bugetelor misiunilor diplomatice a generat supraestimarea cheltuielilor planificate. Ca rezultat, alocaţiile precizate Ambasadei Republicii Moldova în Regatul Suediei, la alineatul „Arendarea bunurilor”, au depăşit cheltuielile efective înregistrate la acest capitol cu 359,1 mii lei  (14,1 %) în anul 2006 şi cu 510,5 mii lei (17,6%) – în anul 2007, iar neexcluderea din calculul necesarului de cheltuieli la alineatul „Indemnizaţiile personalului misiunilor diplomatice” a perioadei concediului de odihnă a contribuit la supraevaluarea necesarului de alocaţii la acest alineat cu 155,6 mii lei (8,7%) în anul 2006 şi cu 360,7 mii lei (17,7) – în anul 2007. Supraestimări la planificarea cheltuielilor prevăzute pentru „Arendarea bunurilor” s-au constatat şi la Ambasada Republicii Moldova în Regatul Unit al Marii Britanii.

    Lipsa unei norme regulamentare referitor la  procedura de închidere la finele anului bugetar de către misiunile diplomatice a soldurilor de mijloace obţinute de la componenta de bază, precum şi necunoaşterea de unii contabili ai misiunilor diplomatice  a specificului de raportare a atare operaţiuni, elaborate de Ministerul Finanţelor de comun acord cu MAEIE, au dus la nerespectarea prevederilor art.37 (36) alin.(4) din Legea nr.847-XIII din 24.05.1996 „Privind sistemul bugetar şi procesul bugetar”[4] (cu modificările şi completările ulterioare). Astfel, Ambasada Republicii Moldova în Republica Portugheză n-a transferat la bugetul de stat soldul mijloacelor neutilizate la finele perioadelor de gestiune ale anilor 2005-2006 în sumă de 138,4 mii lei, acestea fiind folosite neautorizat pentru efectuarea de cheltuieli suplimentare la cele precizate în următorul exerciţiu bugetar.

    Cu toate că art.27 alin.(2) din Legea nr.761-XV stabileşte că perfectarea poliţei de asigurare medicală angajaţilor se efectuează în statul acreditar, în conformitate cu legislaţia acestuia, în anul 2005, Ambasada Republicii Moldova în Regatul Suediei a efectuat cheltuieli în sumă de 10,0 mii lei pentru asigurarea a 4 titulari, prin intermediul Companiei de asigurări „QBE ASITO” S.A. din Republica Moldova, care se angaja să restituie cheltuielile de tratament al asiguraţilor numai la revenirea în ţară. De asemenea, misiunea n-a utilizat mijloacele în sumă de 5,1 mii lei, obţinute de la prestarea serviciilor aferente celor consulare, iar cheltuielile ce ţin de prestarea serviciilor respective au fost atribuite neîntemeiat la cheltuielile efectuate din contul alocaţiilor de la componenta de bază.

    Unele misiuni n-au asigurat ţinerea evidenţei contabile în conformitate cu prevederile art.15 alin.(1) lit.a) şi lit.b) şi art.16 din Legea contabilităţii nr.426-XIII din 04.04.1995[5] (cu modificările şi completările ulterioare) şi cu prevederile pct.54 din Regulamentul „Privind dările de seamă contabile ale instituţiilor publice. Inventarierea patrimoniului”, aprobat prin Ordinul ministrului finanţelor nr.7 din 18.01.1999[6]. Astfel, Ambasada Republicii Moldova în Regatul Suediei, în bilanţul contabil la 01.01.2006, a reflectat incorect soldul mijloacelor bugetare înregistrat la contul bancar, acesta fiind diminuat cu 18,0 mii euro (274,0 mii lei), concomitent, suma menţionată neîntemeiat a fost contabilizată în nota contabilă nr.2 „a” pentru luna decembrie 2005, la subcontul „Decontări conform plăţilor planificate”, ca transferată în avans în calitate de cauţiune bancară. În consecinţă, s-a generat formarea sursei suplimentare în sumă de 18 mii euro, pentru finanţarea neautorizată a cheltuielilor perioadei de gestiune a anului 2006. Misiunea menţionată, în lipsa actelor de decontare, întocmite conform modului stabilit, a înregistrat la cheltuieli produse alimentare în sumă de 14,6 mii lei, nefiind respectat şi modul de decontare a carburanţilor utilizaţi pentru  transportul din dotare. De asemenea, Ambasada Republicii Moldova în Republica Austria n-a asigurat reflectarea în evidenţa contabilă la conturile corespunzătoare a datoriilor creditoare cu termenul de prescripţie expirat în sumă de 150,2 mii lei.

    Suplimentar la cele sus-menţionate, actualul control efectuat la misiunile diplomatice nominalizate denotă, în fond, prezenţa, în perioada anilor 2005-2006, a aceloraşi probleme, neajunsuri şi încălcări, stabilite anterior de către Curtea de Conturi la alte misiuni supuse controlului. Atribuirea de către misiunile diplomatice a mijloacelor băneşti obţinute de la recuperarea unor cheltuieli ale altor perioade de gestiune (TVA, cauţiuni şi dobînda bancară) la micşorarea cheltuielilor de casă şi a celor efective ale anului de gestiune a contribuit la denaturarea datelor incluse în rapoartele financiare aferente acestor perioade, precum şi a dus la evitarea transferării la bugetul de stat a sumei totale de 787,64 mii lei, aceasta fiind utilizată neautorizat pe parcursul anului bugetar în exerciţiu, din care: Ambasada Republicii Moldova în Regatul Suediei – 157,6 mii lei; Ambasada Republicii Moldova în Regatul Unit al Marii Britanii – 139,9 mii lei; Ambasada Republicii Moldova în Republica Polonia – 148,74 mii lei; Ambasada Republicii Moldova în Republica Austria – 134,2 mii lei şi Ambasada Republicii Moldova în Republica Portugheză – 207,2 mii lei.

    În anul 2007, potrivit recomandărilor Curţii de Conturi, MAEIE şi Ministerul Finanţelor au întreprins un şir de măsuri eficiente de înlăturare a neajunsurilor constatate, prin operarea unor modificări la actele normative existente, precum şi prin elaborarea altor acte normative de reglementare a activităţii administrativ-financiare a misiunilor diplomatice, care au contribuit la optimizarea  managementului financiar al  acestora.

    Deşi majoritatea misiunilor diplomatice s-au conformat cadrului legal la gestionarea mijloacelor publice, unele din acestea n-au respectat întocmai şi n-au aplicat univoc prevederile actelor normative modificate pe parcursul anului 2007.

    Contrar prevederilor pct.321 al compartimentului „Organizarea evidenţei contabile”, introdus prin modificarea din 04.12.2007 a Instrucţiunii „Cu privire la evidenţa contabilă în instituţiile publice”, aprobată prin Ordinul ministrului finanţelor nr.85 din 09.10.1996[7], şi indicaţiilor MAEIE din 29.11.2007, Ambasada Republicii Moldova în Republica Portugheză şi Ambasada Republicii Moldova în Republica Polonia au contabilizat operaţiunile de înregistrare la intrări a bunurilor materiale pentru decembrie 2007 fără divizarea TVA. 

    Controlul a stabilit şi nerespectarea întocmai a altor puncte din Regulamentul aprobat prin Hotărîrea Guvernului nr.987. Astfel, unele misiuni diplomatice verificate, contrar prevederilor pct.38, n-au respectat modul de transmitere-predare în folosinţă angajaţilor a apartamentelor închiriate, precum şi au suportat cheltuieli pentru procurarea obiectelor de uz casnic, care potrivit prescripţiilor pct.47 al Regulamentului în cauză, urmau să fie achiziţionate de către angajaţi din cont propriu. Totodată, se menţionează  prezenţa cazurilor de nerespectare a unor prevederi ale Regulamentului aprobat prin Hotărîrea Guvernului nr.987, care nu depind de misiunile diplomatice. Se exemplifică, în acest sens, cazurile cînd misiunile diplomatice înaintează demersuri în adresa MAEIE, pentru aprobare şi ulterioara utilizare regulamentară a mijloacelor aferente cheltuielilor de protocol, precum şi pentru obţinerea autorizaţiei de deplasare, la care misiunile nu primesc răspunsuri corespunzătoare conform prevederilor respective din Regulamentul  nominalizat.

    Generalizînd cele menţionate, Curtea de Conturi concluzionează că misiunile diplomatice supuse controlului au efectuat cheltuieli cu unele abateri de la actele normative în vigoare care reglementează activitatea administrativ-financiară a instituţiilor serviciului diplomatic, n-au transferat la buget mijloacele încasate de la restituirea unor cheltuieli pentru perioadele de gestiune anterioare, care neîntemeiat au fost utilizate pentru efectuarea de cheltuieli suplimentare la cele precizate, n-au respectat modul de ţinere a evidenţei contabile şi n-au asigurat în toate cazurile veridicitatea rapoartelor financiare.

    Reieşind din cele expuse, în temeiul art.27 şi art.29 din Legea nr.312-XIII din 08.12.1994 „Privind Curtea de Conturi”, Curtea de Conturi.

hotărăşte:

    1. Se cere de la conducerea Ministerului Afacerilor Externe şi Integrării Europene (dl A.Stratan), Ambasadei Republicii Moldova în Republica Polonia (dl B.Gamurari), Ambasadei Republicii Moldova în Regatul Suediei (dna N.Gherman), Ambasadei Republicii Moldova în Regatul Unit al Marii Britanii (dna A.Beleavschi), Ambasadei Republicii Moldova în Republica Austria (dl V.Postolachi), Ambasadei Republicii Moldova în Republica Portugheză (dl M.Camerzan) să întreprindă acţiunile necesare în vederea instituirii unui sistem adecvat de control intern, care ar asigura optimizarea şi eficientizarea managementului finanţelor publice, precum şi creşterea responsabilităţii fiecărui angajat  la exercitarea obligaţiunilor funcţionale.

    2. Se cere de la Ministerul Afacerilor Externe şi Integrării Europene:

    2.1. întru asigurarea efectuării cheltuielilor în strictă corespundere cu normele stabilite în Regulamentul „Privind activitatea administrativ-financiară a instituţiilor serviciului diplomatic al Republicii Moldova peste hotare”, aprobat prin Hotărîrea Guvernului nr.987 din 11.08.2003, să revadă normativele prevăzute, prin prisma aplicabilităţii reale în practică a prescripţiilor, cu diferenţierea unor normative  în dependenţă de indicii preţurilor de consum şi de specificul ţării de acreditare a misiunii diplomatice, cu înaintarea propunerilor de modificare în modul stabilit;

    2.2. de comun acord cu Ministerul Finanţelor, să implementeze un sistem informaţional  adecvat de ţinere a evidenţei contabile în misiunile diplomatice, menit să asigure corectitudinea  ţinerii  evidenţei contabile,  reieşind din particularităţile existente în activitatea acestora.

    3. Se informează Ministerul Finanţelor (dna M.Durleşteanu) despre rezultatele reviziilor financiare efectuate la misiunile diplomatice menţionate în prezenta hotărîre şi întru evitarea supraestimărilor şi/sau estimărilor sub nivelul necesar de alocaţii, se recomandă solicitarea calculelor de buget real estimate, reieşind din specificul ţării de acreditare a misiunilor diplomatice, pentru examinare şi încorporare  în Cadrul de Cheltuieli pe  Termen Mediu şi în legile bugetare anuale.

    4. Prezenta hotărîre se aduce la cunoştinţă Guvernului Republicii Moldova şi Comisiei parlamentare pentru politică externă şi integrare europeană şi se recomandă:

    4.1. în cazurile de înfiinţare a noilor misiuni diplomatice, să solicite efectuarea de către MAEIE a studiului preliminar al politicilor ţărilor de acreditare în domeniul  preţurilor, în special a celei ce reglementează piaţa imobiliară;

    4.2. să asigure actualizarea normativelor  stabilite în Regulamentul aprobat prin Hotărîrea Guvernului nr.987, în vederea ajustării  periodice a acestora la cerinţele de piaţă şi la nivelul costurilor ţărilor de reşedinţă.

    5. Despre executarea punctelor 1-4 din prezenta hotărîre se va informa Curtea de Conturi în termen de 6 luni.

    6. Prezenta hotărîre se publică în Monitorul Oficial al Republicii Moldova în conformitate cu art.6 alin.(3) din Legea  „Privind Curtea de Conturi”.

    PREŞEDINTELE CURŢII DE CONTURI                   Ala Popescu

    Nr. 45. Chişinău, 15 iulie 2008.