3. Constatări, concluzii şi recomandări

    Conform prevederilor Legii bugetului de stat pe anul 2008 nr.254-XVI din 23.11.2007 (cu modificările ulterioare), sistemului penitenciar, din contul cheltuielilor de bază, i-au fost precizate alocaţii în sumă de 241,6 mil.lei, fiind  realizate în proporţie de 99,9%, ceea ce în valoare absolută constituie 241,3 mil.lei. Cheltuielile efective raportate au însumat 246,2 mil.lei, sau mai mult cu 4,6 mil.lei faţă de cele precizate. Depăşirea în cauză se explică prin utilizarea în anul 2008 a  produselor alimentare, procurate de către Ministerul Justiţiei în anul 2007 şi rămase în stoc la finele anului respectiv, folosirea altor stocuri de materiale achiziţionate în perioada precedentă, precum şi prin remunerarea în avans a colaboratorilor DIP în decembrie 2007, urmare economiei formate la acest articol la finele exerciţiului bugetar respectiv, ceea ce a rezultat în micşorarea cheltuielilor precizate la retribuirea muncii pentru anul 2008.
    Partea de venituri şi cea de cheltuieli, la componenta „Mijloace speciale”, au fost precizate în mărimi egale de 6,3 mil.lei. Pe parcursul anului 2008, s-au realizat venituri în mărime de 4,8 mil.lei, sau 76,5% faţă de planul precizat. Nerealizarea veniturilor este cauzată de micşorarea volumelor de lucrări executate de condamnaţii DIP la S.A. „Zorile” (în legătură cu privatizarea  întreprinderii) şi de neobţinerea veniturilor estimate de la gospodăriile auxiliare agricole din instituţiile penitenciare (urmare condiţiilor climaterice nefavorabile). Ca rezultat al nerealizării părţii de venituri, cheltuielile de casă au fost executate în sumă de numai 4,2 mil.lei, iar cheltuielile efective au însumat 4,4 mil.lei.
    Examinarea raportului generalizator privind executarea bugetului instituţiei publice din contul cheltuielilor de bază denotă că, în general, cheltuielile au fost efectuate în limita alocaţiilor precizate pentru perioada de gestiune. În rezultatul analizei cheltuielilor generale efectuate pe fiecare articol, s-a consemnat că cea mai mare pondere în totalul cheltuielilor o constituie cheltuielile pentru  retribuirea muncii şi plăţile care derivă din acestea – 46,5%, urmate de plata mărfurilor şi serviciilor – 26,1%, transferurile către populaţie, inclusiv pensii şi indemnizaţii – 21,7%.
    Aplicarea procedurilor de fond asupra categoriilor de operaţiuni financiare care depăşesc nivelul de materialitate, sau care au fost identificate ca zone cu probabilitate mare de apariţie a riscurilor (menţionate mai sus), a permis obţinerea unei baze rezonabile pentru a consemna că pentru anul financiar care s-a încheiat la 31.12.2008, situaţiile financiare raportate de DIP şi de către instituţiile vizate sînt veridice sub toate aspectele semnificative, iar operaţiunile financiare sînt, în ansamblu, conforme reglementărilor în vigoare. În acest context, se relevă că activităţile de audit efectuate asupra cheltuielilor ce ţin de retribuirea muncii şi plăţile care derivă din acestea, plata mărfurilor şi serviciilor, deplasări în interes de serviciu, alte transferuri către populaţie, inclusiv pensiile şi indemnizaţiile, procurarea mijloacelor fixe, precum şi asupra cheltuielilor suportate din contul mijloacelor speciale au relevat unele domenii problematice şi deficienţe la unele tipuri de cheltuieli, la instituţiile supuse verificării, a căror valoare se încadrează în pragul de semnificaţie, dar care urmează a fi evidenţiate.
    Evaluarea sistemului de control intern a constatat că sistemul este funcţional şi necesită o dezvoltare continuă pe unele componente.
    3.1. Departamentul instituţiilor penitenciare
    3.1.1. Constatări privind unele deficienţe relevate în cadrul auditului
    Urmare auditului efectuat la Departamentul instituţiilor penitenciare, s-a relevat că registrele contabile privind evidenţa analitică si cea sintetică se ţin cu unele abateri de la normele stabilite în Instrucţiunea aprobată prin Ordinul nr.85 din 09.10.1996. Evidenţa executării devizului de cheltuieli nu este ţinută în note de contabilitate, după cum prevede această instrucţiune, dar în jurnale-ordere.
    Au fost constatate unele nereguli la achiziţionarea mărfurilor şi serviciilor. Astfel, din cele 160 de contracte de achiziţionare a mărfurilor şi serviciilor, evaluate în urma auditului (75% din numărul total al contractelor încheiate), în 63 de cazuri nu au fost respectate termenele de livrare, depăşirile constituind de la o lună pînă la 6 luni faţă de termenele stabilite în contract, nefiind aplicate sancţiunile prevăzute de clauzele contractuale.     Din cei 157 de operatori care au participat la licitaţii, 22 n-au depus garanţii pentru executarea contractelor, iar garanţiile depuse pentru ofertă (1%) de către 32 de operatori economici au rămas în calitate de garanţii pentru executarea contractelor, deşi ultimele urmau a fi depuse în mărime de 5% din valoarea totală a contractelor. În unele cazuri, cu abatere de la prevederile art.69 din Legea nr.96-XVI din 13.04.2007⁶ , grupul de lucru de achiziţii al DIP, la achiziţionarea medicamentelor şi materialelor de pansament şi la achiziţionarea echipamentului, a divizat licitaţiile publice, cu încheierea contractelor separate. (Problemele şi deficienţele relevate la achiziţionarea mărfurilor şi serviciilor au fost reflectate mai detaliat în Raportul auditului performanţei, aprobat prin Hotărîrea Curţii de Conturi nr.19 din 28.05.2009).
   ____________________________________
    ⁶Legea privind achiziţiile publice.

    3.1.2. Concluzii
    Instituţia n-a respectat întocmai actele normative la ţinerea evidenţei contabile. Managementul achiziţiilor publice în cadrul DIP este afectat de unele nereguli, care se exprimă prin monitorizarea inadecvată a procesului de contractare şi de executare a contractelor de achiziţionare a mărfurilor.
    3.1.3. Recomandări
    Să asigure:
    ► ţinerea evidenţei contabile în conformitate cu Instrucţiunea aprobată prin Ordinul nr.85 din 09.10.1996;
    ►respectarea de către grupul de lucru pentru achiziţii publice al DIP a cadrului legal la achiziţionarea mărfurilor şi serviciilor, precum şi monitorizarea executării contractelor de achiziţie.