privind Raportul asupra auditului regularităţii la Ministerul Justiţiei şi la unele instituţii de domeniu pe perioada anilor 2006-2007 (Monitorul Oficial nr.110-111 din 24.06.2008, art.15)

    Auditul regularităţii s-a efectuat conform Standardelor de audit ale Curţii de Conturi (ţinîndu-se cont şi de cerinţele Standardelor Internaţionale de Audit şi Standardelor Naţionale de Audit), Programului activităţii de control/audit al Curţii de Conturi pe anul 2008, avînd drept scop de a evalua dacă Rapoartele financiare şi documentele de însoţire sînt veridice, iar dările de seamă sînt adevărate şi fidele şi dacă modul în care au fost administrate şi gestionate mijloacele publice este în conformitate cu cadrul legal.
    Examinînd rezultatele auditului, audiind raportul prezentat şi explicaţiile persoanelor cu funcţii de răspundere prezente în şedinţă, Curtea de Conturi

a constatat:

    Probele de audit au fost colectate ca rezultat al îmbinării informaţiei obţinute în  urma testării controlului intern şi aplicării diferitelor tehnici şi proceduri de fond. Estimarea sistemului de control intern s-a efectuat prin evaluarea componentelor concretizate conform Standardului de audit al Curţii de Conturi. Pragul de semnificaţie (materialitatea), utilizat în cadrul auditării situaţiilor financiare, a fost de 2% – la cheltuieli, 2% – la venituri şi de 4 % – la volumul total al patrimoniului public gestionat de entitatea respectivă, acesta fiind stabilit de Standardele de audit ale Curţii de Conturi.
    Au fost planificate şi efectuate testări selective ale datelor Bilanţurilor contabile generalizatoare, Rapoartelor privind executarea bugetelor instituţiilor verificate (aparatul central al Ministerului Justiţiei, Direcţia de justiţie a Unităţii teritoriale autonome cu statut special Găgăuzia, birourile notariale de stat, finanţarea asistenţei juridice acordate de către avocaţii numiţi din oficiu, Centrul de Informaţii Juridice).
    Reieşind din pragul de materialitate menţionat, precum şi din identificarea ca zone cu probabilitate mare de apariţie a riscurilor, s-au verificat: cheltuielile la retribuirea muncii angajaţilor aparatului central şi a notarilor de stat; cheltuielile executate la procurarea bunurilor materiale, în special a bunurilor procurate şi depozitate în stocuri; corectitudinea calculării uzurii mijloacelor fixe; situaţiile privind decontările cu debitorii şi creditorii; regularitatea realizării veniturilor şi executării cheltuielilor din mijloace speciale, inclusiv a veniturilor obţinute de la aplicarea apostilei pe actele oficiale şi a cheltuielilor executate din contul acestor venituri; operaţiunile ce ţin de transmiterea bunurilor materiale de la bilanţul aparatului central al Ministerului la bilanţurile instituţiilor subordonate.
    Ţinînd cont de faptul că acesta este primul audit efectuat de către Curtea de Conturi la Ministerul Justiţiei, Curtea nu-şi asumă responsabilitatea de posibila influenţă a soldurilor conturilor la începutul anului 2006.
    Auditul efectuat a relevat existenţa unor abateri şi deficienţe la gestionarea resurselor financiare şi a patrimoniului public, care sînt consemnate în Raportul anexat la prezenta hotărîre. Acestea au fost cauzate de: incapacitatea Ministerului de utilizare integrală şi conform destinaţiei a volumului considerabil de venituri realizate în urma aplicării apostilei pe actele oficiale pe parcursul anului bugetar 2007; lipsa delimitării stricte a cheltuielilor instituţiilor finanţate de Ministerul Justiţiei; nedefinirea şi nedelegarea clară a responsabilităţilor în procesul de utilizare a banilor publici; nivelul înalt de fluctuaţie a cadrelor; nivelul insuficient de calificare şi experienţă a membrilor grupurilor de achiziţii publice; lipsa evidenţei computerizate a serviciilor prestate şi, nu în ultimul rînd, de nerespectarea de către unele persoane cu funcţii de răspundere a actelor legislative şi normative referitor la legalitatea cheltuielilor şi la gestionarea patrimoniului public.
    Deşi operaţiunile economico-financiare exercitate şi înregistrate în evidenţa contabilă a aparatului central sînt corecte şi situaţiile financiare privind operaţiunile în cauză oferă o imagine veridică şi autentică, se relevă afectarea Raportului financiar consolidat de către Minister în urma neevaluării şi neînregistrării în evidenţa contabilă a Ministerului Justiţiei la intrări a 28 de unităţi de imobil  ale judecătoriilor; efectuării cheltuielilor din contul alocaţiilor aparatului central pentru alte structuri, înregistrate în Raport ca cheltuieli ale aparatului central al Ministerului, şi viceversa. Luînd în consideraţie obiecţiile expuse, controlorii au exprimat opinia cu rezerve, prin limitarea sferei de aplicare a auditului asupra situaţiilor financiare raportate de către Ministerul Justiţiei la finele anilor bugetari 2006 şi 2007.
    Reieşind din cele expuse, în temeiul art.27, art.28 şi art.29 din Legea nr.312-XIII din 08.12.1994 „Privind Curtea de Conturi”, Curtea de Conturi

hotărăşte:

    1. Se aprobă Raportul asupra auditului regularităţii la Ministerul Justiţiei şi la unele instituţii de domeniu pe perioada anilor 2006-2007, conform anexei, care este parte integrantă a prezentei hotărîri.
    2. Se cere de la conducerea Ministerului Justiţiei (dl V.Pîrlog) să întreprindă acţiuni concrete şi eficiente pentru lichidarea încălcărilor şi neajunsurilor stabilite, cu aplicarea sancţiunilor disciplinare, în conformitate cu legislaţia în vigoare, faţă de persoanele cu funcţii de răspundere care au comis încălcări la utilizarea mijloacelor şi la gestionarea patrimoniului public.
    3. Se recomandă conducerii Ministerului Justiţiei:
    3.1. să întreprindă măsuri privind executarea recomandărilor indicate în pct.3.10. al Raportului asupra auditului regularităţii;
    3.2. să stabilească şi să menţină în cadrul Ministerului un sistem de management financiar şi control, capabil să asigure îndeplinirea obiectivelor acestuia, în condiţiile gestionării econome şi eficiente a resurselor financiare publice şi, în mod special, a veniturilor/încasărilor, cheltuielilor, activelor şi pasivelor;
    3.3. să dezvolte responsabilitatea managerilor în cadrul entităţilor subordonate în aşa mod ca conducătorii de orice nivel să tindă spre utilizarea eficientă a resurselor puse la dispoziţia lor, pentru a realiza activităţile necesare atingerii scopurilor stabilite şi obţinerii rezultatelor cu cel mai bun raport calitate-preţ;
    3.4. să asigure prezentarea de către conducătorii entităţilor a rapoartelor cu privire la activităţile acestora şi rezultatele referitoare la caracterul adecvat al managementului financiar, sistemelor de control şi gestiune a riscurilor;
   3.5. să propună Guvernului modificarea Registrului de evidenţă a apostilei, aprobat prin Hotărîrea Guvernului nr.163 din 15.02.2007 „Cu privire la optimizarea structurii Ministerului Justiţiei şi aprobarea Regulamentului privind aplicarea apostilei”², în vederea perfecţionării reglementărilor de aplicare a apostilei pe actele oficiale, în speţă cu referinţă la denumirea actelor depuse; data depunerii actelor; data eliberării actelor apostilate, întru evitarea cazurilor de încasare a plăţilor în mărimi ordinare pentru prestarea serviciilor în regim de urgenţă şi viceversa. 
    ____________________________
    ² M.O., 2007, nr.25-28, art.177.

    4. Se ia act că în perioada exercitării auditului:
    4.1. Ministerul Justiţiei a întreprins măsuri întru lichidarea derogărilor constatate de misiunea de audit, încheind Acord cu Firma „Ultracom-Electronic” S.R.L., care a livrat suplimentar programul „Antivirus” în sumă totală de 1273,3 mii lei;
    4.2. contabilitatea Ministerului Justiţiei:
    4.2.1. a reflectat corect în evidenţa contabilă suma investiţiilor capitale în mărime de 315,7 mii lei, alocate Judecătoriei Basarabeasca;
    4.2.2. a majorat valoarea de bilanţ a clădirii Judecătoriei Cahul cu volumul lucrărilor de reparaţie capitală în sumă de 130,1 mii lei;
    4.2.3. a calculat şi a înregistrat în evidenţă uzura pentru 48 de climatizoare în sumă de 56,9 mii lei.
    5. Se informează Ministerul Finanţelor despre rezultatele auditului regularităţii la Ministerul Justiţiei şi la unele instituţii de domeniu pe perioada anilor 2006-2007, pentru monitorizarea utilizării conform destinaţiei a mijloacelor publice de către acestea.
    6. Se informează Guvernul despre rezultatele auditului regularităţii la Ministerul Justiţiei şi la unele instituţii de domeniu pe perioada anilor 2006-2007, pentru luare de atitudine, şi se recomandă:
    6.1. să examineze oportunitatea încasării la partea de venituri a bugetului de stat a mijloacelor obţinute în urma aplicării apostilei pe actele oficiale, cu repartizarea acestora, prin Legea bugetului de stat anuală, conform necesităţilor reale şi argumentate ale executorilor de buget;
    6.2. să excludă din Anexa nr.3 „Lista obiectelor nefinalizate supuse privatizării” la Hotărîrea Guvernului  nr.945 din 20.08.2007 „Cu privire la măsurile de realizare a Legii nr.121-XVI din 04.05.2005 privind administrarea şi deetatizarea proprietăţii publice”³ (cu modificările şi completările ulterioare) poziţia 45 „Casa Justiţiei”, ţinîndu-se cont de necesitatea obiectului respectiv şi de investiţiile capitale valorificate în perioada anilor 2006-2007 pentru construcţia  acesteia în mărime de 1296,3 mii lei. 
    __________________________
    ³ M.O., 2007, nr.131-135, art.981.

    7. Prezenta hotărîre se aduce la cunoştinţă Preşedintelui Republicii Moldova şi Parlamentului.
    8. Despre măsurile întreprinse referitor la punctele 2; 3; 6 din prezenta hotărîre se va informa Curtea de Conturi în termen de 6 luni. 
    9. Prezenta hotărîre se publică în Monitorul Oficial al Republicii Moldova în conformitate cu art.6 alin.(3) din Legea privind Curtea de Conturi.

    PREŞEDINTELE CURŢII DE CONTURI                       Ala Popescu

    Nr.18. Chişinău, 29 aprilie 2008.

Aprobat
prin Hotărîrea Curţii de Conturi
nr. 18 din 29 aprilie  2008

R A P O R T
asupra auditului regularităţii la Ministerul Justiţiei şi
 la unele instituţii de domeniu pe perioada anilor 2006-2007
1. Introducere

    Auditul regularităţii la Ministerul Justiţiei şi la unele instituţii de domeniu  pe perioada anilor 2006-2007 a fost efectuat de la 21.01.2008 pînă la 21.03.2008 în conformitate cu Programul activităţii de control/audit al Curţii de Conturi pe anul 2008.
    Auditul a avut drept scop obţinerea asigurării rezonabile că Rapoartele financiare întocmite de Ministerul Justiţiei şi de unele instituţii de domeniu pentru perioada auditată oferă o imagine veridică, autentică, completă privind toate aspectele semnificative, iar operaţiunile financiare sînt legale şi nu includ erori sau neregularităţi.
    Potrivit cadrului regulamentar privind efectuarea auiditului, entităţile supuse auditării asigură lipsa fraudei şi erorilor. Responsabilitatea pentru Rapoartele financiare auditate o poartă conducerea Ministerului Justiţiei şi a instituţiilor subordonate, precum şi persoanele cu funcţii de răspundere, care în perioada de auditare au avut dreptul de a semna documentele bancare şi financiare.
    Responsabilitatea membrilor echipei de audit a Curţii de Conturi a constat în examinarea Raportului anual conform standardelor de audit acceptate, cu scopul de a evalua dacă Raportul şi documentele de însoţire sînt veridice, iar dările de seamă  sînt adevărate şi fidele şi dacă modul în care au fost administrate şi gestionate mijloacele publice corespunde cadrului legal. Totodată, ei nu sînt şi nu pot fi consideraţi responsabili de prevenirea fraudelor, erorilor şi încălcărilor reglementărilor legale.

2. Prezentare generală

    Ministerul Justiţiei (în continuare – Ministerul) este organul central al administraţiei publice de specialitate, care exercită conducerea, coordonarea şi controlul în domeniile de competenţă, asigură realizarea politicii de stat în sfera justiţiei. Activitatea Ministerului este reglementată de Regulamentul, aprobat prin Hotărîrea Guvernului nr.129 din 15.02.2000 „Cu privire la Ministerul Justiţiei al Republicii Moldova”¹ (cu modificările şi completările ulterioare; în continuare – Hotărîrea Guvernului nr.129).
    __________________________
    ¹ M.O., 2000, nr.19-20, art.210.

    În conformitate cu pct.8 subpct.22 şi subpct.32 din Regulamentul Ministerului, acesta asigură finanţarea asistenţei juridice acordate de către avocaţii  numiţi din oficiu, finanţează în modul stabilit aparatul central, Direcţia de justiţie a Unităţii teritoriale autonome cu statut special Găgăuzia şi birourile notariale de stat.
    Acţiunile de audit s-au extins asupra acestor 4 structuri şi asupra Centrului de Informaţii Juridice, subordonat Ministerului.
    Ministerul întocmeşte Bilanţul generalizator privind executarea bugetului din contul veniturilor/cheltuielilor de bază şi Bilanţul generalizator privind executarea bugetului din contul mijloacelor, fondurilor speciale şi altor mijloace, precum şi Rapoarte privind executarea bugetului din contul cheltuielilor de bază şi Rapoarte privind încasarea şi utilizarea mijloacelor speciale pe aceste 4 structuri în parte.
    În cadrul auditului au fost examinate bilanţurile şi rapoartele respective pe perioada anilor 2006-2007, datele cărora au fost confruntate cu datele din registrele contabile, cărţile mari, precum şi au fost verificate documentele primare privind tranzacţiile selectate prin eşantionare.
    Auditul s-a efectuat în conformitate cu Standardele de audit ale Curţii de Conturi, aprobate prin Hotărîrile Curţii de Conturi nr.70 din 16.10.2006; nr.79 din 16.11.2006; nr.2 din 11.01.2007², ţinîndu-se cont şi de cerinţele Standardelor Internaţionale de Audit şi Standardelor Naţionale de Audit.
    ___________________________
    ² M.O., 2007, nr.178-179, art.56, art.57, art.58.

    Probele de audit au fost colectate ca rezultat al îmbinării informaţiei obţinute în  urma testării controlului intern şi aplicării diferitelor tehnici şi proceduri de fond. Se menţionează că estimarea sistemului de control intern s-a efectuat prin evaluarea componentelor concretizate în Standardul de audit al Curţii de Conturi. Pragul de semnificaţie (materialitatea), utilizat în cadrul auditării situaţiilor financiare, a fost de 2% – la cheltuieli, 2% – la venituri şi  de 4 % – la volumul total al patrimoniului public gestionat de entitatea respectivă, acesta fiind stabilit de Standardele de audit ale Curţii de Conturi.
    Reieşind din pragul de materialitate menţionat, precum şi din identificarea ca zone cu probabilitate mare de apariţie a riscurilor, s-a stabilit de a verifica prioritar:
    · cheltuielile la retribuirea muncii angajaţilor aparatului central şi a notarilor de stat;
    · cheltuielile executate la procurarea bunurilor materiale, în special a bunurilor procurate şi depozitate în stocuri;
    · corectitudinea calculării uzurii mijloacelor fixe;
    · situaţiile privind decontările cu debitorii şi creditorii.
    S-a identificat şi o altă zonă de risc, şi anume cea legată de regularitatea realizării veniturilor şi executării cheltuielilor din mijloace speciale, inclusiv a veniturilor obţinute de la aplicarea apostilei pe actele oficiale³ şi a cheltuielilor executate din contul acestor venituri.
    ______________________________
    ³ Apostila se aplică pe actele oficiale întocmite pe teritoriul Republicii Moldova şi destinate a fi utilizate pe teritoriul unui alt stat.

    Pe parcursul auditului, în urma testării şi analizei probelor obţinute, operaţiunile ce ţin de transmiterea bunurilor materiale de la bilanţul aparatului central al Ministerului la bilanţurile instituţiilor subordonate s-au determinat ca operaţiuni cu grad sporit al riscului de nerespectare a prevederilor legale, pe care motiv astfel de operaţiuni, de asemenea, au fost supuse verificării.

3. Constatări, concluzii şi recomandări

    3.1. Consideraţii de ordin general asupra  execuţiei bugetelor
    Aparatul central al Ministerului, în conformitate cu normele regulamentare, în perioada de referinţă, a gestionat mijloacele alocate la întreţinerea a 4 structuri menţionate, pentru care în anul 2006 de la bugetul de stat au fost alocate mijloace în sumă totală de 13,8 mil.lei şi în anul 2007 – de 29,5 mil.lei.

    Executarea cheltuielilor pe componentele
bugetului de stat, în perioada anilor 2006-2007,
se prezintă astfel:*

    Datele din diagramă denotă că în anul 2006 din contul componentei de bază a bugetului de stat au fost executate cheltuieli în mărime de 11,36 mil.lei, iar în anul 2007 – de 14,1 mil.lei, cu o creştere de 24,2% faţă de anul 2006, totodată,  cheltuielile executate din contul mijloacelor speciale s-au majorat, respectiv, de la 2,46 mil.lei pînă la 15,4 mil.lei, sau de 6,3 ori. Creşterea cheltuielilor din contul mijloacelor speciale a fost generată de majorarea bruscă a veniturilor în urma desemnării Ministerului, prin Legea nr.42-XIV din 02.03.2006 „Pentru aderarea la Convenţia cu privire la suprimarea cerinţei supralegalizării actelor oficiale străine”⁴, în calitate de autoritate responsabilă de aplicarea apostilei pe actele oficiale. Conform pct.3 din Hotărîrea Guvernului nr.163 din 15.02.2007 „Cu privire la optimizarea structurii Ministerului Justiţiei şi aprobarea Regulamentului privind aplicarea apostilei”⁵ (în continuare – Hotărîrea Guvernului nr.163), apostila se aplică şi se recunoaşte începînd cu 16.03.2007. Potrivit Hotărîrii Guvernului nr.241 din 06.03.2006 “Cu privire la aprobarea Nomenclatorului lucrărilor efectuate şi serviciilor prestate, contra plată, de subdiviziunile şi instituţiile subordonate Ministerului Justiţiei şi tarifelor la acestea, precum şi a regulamentelor privind modul şi direcţiile de utilizare a mijloacelor speciale” ⁶ (cu modificările ulterioare; în continuare – Hotărîrea Guvernului nr.241), au fost aprobate tarifele la serviciile de aplicare a apostilei. Veniturile obţinute de la serviciile de aplicare a apostilei sînt mijloace speciale şi rămîn la dispoziţia Ministerului. În perioada de 9 luni ale anului 2007, au fost realizate venituri de la aplicarea apostilei în sumă de 24,6 mil.lei, fiind executate cheltuieli în mărime de 15,4 mil.lei, soldul neutilizat, la 01.01.2008, constituind 9,7 mil.lei.
    _______________________________
    ⁴ M.O., 2006, nr.47-50, art.206.
    ⁵ M.O., 2007, nr.25-28, art.177.
    ⁶ M.O., 2006, nr.43-46, art.284.

Dinamica mijloacelor alocate de la bugetul
de stat instituţiilor respective, în perioada anilor
2006-2007, se prezintă astfel:*

         mii lei

* Sursă: Rapoartele privind executarea bugetului  din  contul cheltuielilor   de bază şi

               privind încasarea şi utilizarea mijloacelor speciale pe anii 2006-2007

 
    Datele din tabelul de mai sus denotă că aparatul central al Ministerului, în anul 2007, a executat cheltuieli din contul mijloacelor speciale la nivel de 59,6%, sau cu 10,4 mil.lei mai puţin faţă de prevederile precizate. Nivelul redus de executare a cheltuielilor la componenta „Mijloace speciale” se datorează, în primul rînd, faptului realizării unui volum considerabil de venituri, obţinut în urma aplicării apostilei pe actele oficiale, acesta depăşind de 12,2 ori planul iniţial estimat de Minister şi aprobat regulamentar. În al doilea rînd, Ministerul n-a avut capacitatea de utilizare a mijloacelor acumulate integral şi conform destinaţiei prevăzute în planul de finanţare a cheltuielilor precizate în august 2007, prin majorare de la 2,0 mil.lei pînă la 25,9 mil.lei.
    Se atestă că din contul mijloacelor speciale, precizate pentru aparatul central al Ministerului Justiţiei prin Legea bugetului de stat pe anul 2007 nr.348-XVI din 23.11.2006⁷ (cu modificările şi completările ulterioare) în sumă de 25,9 mil.lei, doar 30% au fost folosite pentru necesităţile acestuia. Restul mijloacelor valorificate au fost utilizate de către Minister la procurarea echipamentului tehnic, produselor alimentare şi altor bunuri pentru unele instituţii care dispun de bugete distincte, aprobate separat prin Legea bugetului de stat, precum şi pentru alte 3 instituţii din subordinea Ministerului, după cum urmează:
    ______________________________
    ⁷ M.O., 2006, nr.189-192, art.893.

    - la achiziţionarea produselor alimentare în sumă de 3698,1 mii lei şi a tehnicii de calcul de 141,5 mii lei – pentru Departamentul Instituţiilor Penitenciare;
    - la achiziţionarea tehnicii de calcul în sumă de 2091,4 mii lei, 4329,0 mii lei şi, respectiv, 524,2 mii lei – pentru judecătorii, Departamentul de executare şi 3 instituţii subordonate Ministerului. În total, pentru instituţiile menţionate au fost procurate şi transmise bunuri materiale în mărime de 10784,2 mii lei, sau 70% din cheltuielile de casă executate de aparatul central, care au fost reflectate în Raportul privind încasarea şi utilizarea mijloacelor speciale pe anul 2007 ca cheltuieli de casă ale aparatului central. Potrivit datelor Raportului respectiv, cheltuielile efective raportate au însumat 7086,1 mii lei, sau cu 3698,1 mii lei mai puţin faţă de cele real efectuate. Diferenţa o constituie valoarea procurărilor centralizate de produse alimentare în folosul Departamentului Instituţiilor Penitenciare, nereflectată la cheltuieli efective. Se cuvine de scos în evidenţă faptul efectuării unor ajustări neregulamentare în Raportul respectiv, care se exprimă prin  micşorarea neîntemeiată a veniturilor efective de la prestarea serviciilor cu plată cu suma de 3698,1 mii lei.
    Cele menţionate denotă că cheltuielile înregistrate în Raport nu reflectă situaţia reală privind cheltuielile de casă şi efective suportate din contul mijloacelor speciale pentru întreţinerea aparatului central, deoarece majoritatea cheltuielilor au fost utilizate  pentru întreţinerea instituţiilor respective.   
    În contextul celor expuse mai sus, se relevă că auditul efectuat la judecătoriile teritoriale a constatat că nu în toate cazurile aceste instituţii aveau nevoie de tehnica transmisă. Se exemplifică situaţia consemnată la Judecătoria Ialoveni, care dispunînd de un copiator cu valoarea de 17,8 mii lei, procurat la finele anului 2006, din contul mijloacelor alocate de la bugetul de stat, în anul 2007 a mai primit unul de la Minister, cu valoarea de 25,4 mii lei, procurat centralizat din contul mijloacelor speciale, care pînă la momentul controlului nu  era exploatat.
    Auditul efectuat a evidenţiat existenţa unor situaţii contradictorii în anul 2006. Astfel, din cele 26 de computere în valoare de 248,6 mii lei, achiziţionate de către Minister din contul alocaţiilor bugetare destinate întreţinerii birourilor notariale de stat, doar 6 computere în sumă de 57,4 mii lei au fost transmise birourilor notariale de stat, iar restul 20 de computere cu valoarea de 191,2 mii lei au rămas la dispoziţia aparatului central al Ministerului. Cele menţionate au generat majorarea neîntemeiată cu 191,2 mii lei a cheltuielilor efective de întreţinere a birourilor notariale de stat din contul cheltuielilor de bază, reflectate în Raportul privind executarea bugetului pentru anul 2006, cu micşorarea concomitentă în aceeaşi mărime a cheltuielilor efective ale aparatului central al Ministerului.
    Probele de audit colectate la auditarea activităţii Direcţiei apostilă denotă că în anul 2007 de serviciile respective au beneficiat 42 mii de cetăţeni. Deşi din contul mijloacelor obţinute de la aplicarea apostilei a fost procurată tehnică de calcul, aceasta nu dispune de programe computerizate pentru ţinerea evidenţei componentelor serviciilor prestate.
    Analiza datelor privind contabilizarea cheltuielilor efective la componenta de bază a bugetului indică că aparatul central a înregistrat în anul 2006 cheltuieli efective cu depăşirea alocaţiilor programate în devizul de cheltuieli integral cu 49,1 mii lei, care au fost generate de depăşirea cheltuielilor la retribuirea muncii şi la alte articole ce derivă din salarizare.      
     3.2. Constatări referitor la personal şi la cheltuielile pentru retribuirea muncii
    Urmare analizei probelor documentare ce ţin de personal şi de retribuirea muncii s-a constatat că numărul-limită de personal al aparatului central a fost  stabilit, prin Hotărîrea Guvernului nr.129, de 99 de unităţi pentru anul 2006 şi de 106 unităţi – pentru anul 2007. Numărul mediu de personal real încadrat a constituit 82,5 şi, respectiv, 86 de unităţi, înregistrîndu-se 16,5 funcţii vacante în anul 2006 şi 20 – în anul 2007, o perioadă îndelungată nefiind suplinite şi 9 funcţii de conducere. Economia fondului de salarizare, în urma vacanţelor înregistrate, a constituit 511,7 mii lei şi, respectiv, 539,8 mii lei.
    În perioada raportată, fluctuaţia cadrelor a fost la nivel înalt, una din cauze  fiind salariile mici stabilite noilor angajaţi, inclusiv tinerilor specialişti. Astfel, la momentul controlului, la 43 de angajaţi le-au fost stabilite categorii de salarizare mai joase faţă de cele prevăzute în statele de personal. În perioada de referinţă, pînă la 72,3% din personal (cu excepţia funcţiilor de conducere) aveau stabilite categorii inferioare de salarizare, ca urmare fiind obţinută o economie a fondului de salarizare de 208,1 mii lei – în anul 2006 şi de 277,4 mii lei – în anul 2007, care pe parcursul anului se raportează sub formă de premii angajaţilor.
    Reieşind din probele de audit obţinute în urma discuţiilor, intervievărilor, în lipsa criteriilor de repartizare a premiilor, misiunea de audit relevă riscul privind repartizarea neconformă a primelor din contul economiei de mijloace la retribuirea muncii.
    Verificările efectuate asupra Rapoartelor privind executarea bugetului din contul cheltuielilor de bază au relevat că mijloacele alocate de la bugetul de stat pentru întreţinerea aparatului central în majoritate au fot utilizate la retribuirea muncii şi la alte cheltuieli ce ţin de salarizare (contribuţii de asigurări sociale de stat obligatorii şi prime de asigurare obligatorie de asistenţă medicală). Ponderea acestora în cheltuielile totale a constituit: în anul 2006 – 86,1% şi în anul 2007 – 88,1%, cu o creştere de 2 puncte procentuale.
    În anul 2006, la retribuirea muncii au fost înregistrate depăşiri ale cheltuielilor efective faţă de cele precizate cu 48,6 mii lei, deşi pe parcursul anului, din contul economiei de mijloace la retribuirea muncii, au fost achitate premii cu diferite ocazii în sumă de 825,1 mii lei, ceea ce constituie 30,6 % din cheltuielile efectuate la retribuirea muncii, ţinîndu-se cont de suplimente şi adaosuri. În anul 2007 au fost achitate premii din economie în mărime de 887,9 mii lei. O astfel de situaţie privind achitarea premiilor din contul economiei de mijloace la retribuirea muncii nu persistă în celelalte structuri finanţate prin intermediul Ministerului. Se exemplifică situaţia de la Direcţia de justiţie a Unităţii teritoriale autonome cu statut special Găgăuzia, care în anul 2006 a efectuat cheltuieli la retribuirea muncii cu 50,6 mii lei mai puţin decît a fost precizat (precizat – 210,7 mii lei; cheltuieli efective – 160,1 mii lei), această economie nefiind achitată sub formă de premii. Neexecutarea cheltuielilor precizate la retribuirea muncii de către Direcţia nominalizată a generat la aceasta şi neexecutarea cheltuielilor pe devizul de cheltuieli integral, nivelul executării în anul 2006 constituind 78,0%.
    În structurile finanţate de Minister, ponderea primei achitate din contul  economiei în cheltuielile efectuate la retribuirea muncii a constituit de la 3,3% pînă la 15,4%, pe cînd la aparatul central – pînă la 30,6%.
    Verificarea salarizării notarilor de stat a constatat că pentru salarizarea acestora, în anii 2006-2007, au fost alocate mijloace de la bugetul de stat în mărime de 2058,7 mii lei şi, respectiv, 2780,2 mii lei, ponderea cărora în cheltuielile totale constituie 48,7% şi, respectiv, 50,8%. În anul 2006 a fost înregistrată depăşirea cheltuielilor efective faţă de cele precizate cu 20,9 mii lei, aceasta fiind generată de majorarea salariilor, fără precizarea alocaţiilor respective.
    3.3. Constatări referitor la achiziţia de mărfuri şi servicii
    Probele de audit colectate la auditarea acestui domeniu au relevat că Ministerul nu în toate cazurile a aplicat cadrul legal la achiziţionarea mărfurilor, iar în unele cazuri n-a verificat calitatea mărfurilor achiziţionate. Astfel, cu derogare de la art.4 din Legea achiziţiei de mărfuri, lucrări şi servicii pentru necesităţile statului nr.1166-XIII din 30.04.1997⁸ (cu modificările şi completările ulterioare), aparatul central, în anul 2006, a procurat bunuri materiale în sumă de 185,3 mii lei fără desfăşurarea procedurii de achiziţie şi încheierea contractelor în modul stabilit.
    _________________________________
    ⁸ M.O., 1997, nr.67-68, art.551. Abrogată prin Legea nr. 96-XVI din 13.04.2007.

    Verificarea Contractului nr.17 din 28.08.2007, încheiat între Minister şi Firma „Ultracom-Electronic” S.R.L. (c/f 10036000132718), a stabilit că ultima s-a obligat să livreze Ministerului 654 de computere în sumă de 6708,7 mii lei, cu parametri tehnici specificaţi în anexa la contract. 
    În cadrul auditului regularităţii a fost verificată corespunderea parametrilor tehnici ai 117 computere din partida menţionată şi s-a relevat că atît în facturile fiscale de livrare a computerelor, cît şi în actele de primire-predare n-au fost indicaţi parametrii tehnici ai acestora. În rezultatul verificărilor s-a constatat că firma a livrat computere cu parametri tehnici mai inferiori decît cei contractaţi.
    În perioada efectuării auditului, Ministerul, în comun cu reprezentanţii Firmei „Ultracom-Electronic” S.R.L., a evaluat parametrii tehnici ai computerelor livrate, comparîndu-i cu cei specificaţi în contract. Ca rezultat, a fost confirmat faptul constatat de controlori vizînd necorespunderea parametrilor tehnici, totodată, fiind întreprinse măsuri de redresare a situaţiei create. La 18.03.2008 a fost încheiat un Acord, în urma căruia firma a micşorat valoarea computerelor livrate cu 1273,3 mii lei. Ţinîndu-se cont de necesităţile Ministerului în licenţe pentru dreptul de folosire a programului „Antivirus”, care urmau a fi procurate de Minister în anul 2008, cu acordul părţilor a fost livrat programul „Antivirus-Trend-Micro-8.0” pentru 1000 de utilizatori, cu valoarea de 1273,3 mii lei.
    3.4. Constatări privind gestionarea patrimoniului şi ţinerea evidenţei  acestuia
    Din analiza probelor documentare ce ţin de gestionarea şi evidenţa patrimoniului rezultă existenţa unor nereguli şi erori, care constau în:
    ► întocmirea contractelor de comodat privind transmiterea în gestionare judecătoriilor a imobilelor cu nerespectarea întocmai a legislaţiei în domeniu;
    ► neînregistrarea în evidenţa contabilă a Ministerului a tuturor bunurilor imobile ale judecătoriilor;
    ► majorarea neîntemeiată a valorii iniţiale a construcţiilor speciale ale judecătoriilor;
    ► netransmiterea de către Minister judecătoriilor a tuturor bunurilor materiale procurate din contul alocaţiilor destinate întreţinerii acestora;
    ► majorarea neîntemeiată a volumelor lucrărilor de reparaţii capitale, executate de judecătorii, ca urmare fiind mărită neîntemeiat valoarea iniţială a clădirilor;
    ► necalcularea uzurii la unele mijloace fixe;
    ► existenţa în stocuri a materialelor şi obiectelor de mică valoare şi scurtă durată destinate întreţinerii birourilor notariale de stat, care nu se utilizează perioade îndelungate.
    În urma auditului efectuat s-a relevat că, potrivit Hotărîrii Guvernului nr.328 din 23.03.2005 „Cu privire la transmiterea unor bunuri mobile”⁹, de la balanţa aparatului central la balanţa judecătoriilor au fost transmise bunurile mobile aflate în folosinţa acestora. Bunurile imobile au rămas la balanţa Ministerului, fiind transmise de către Minister judecătoriilor în baza contractelor de comodat încheiate pe un termen nedeterminat. La întocmirea contractelor nu s-a ţinut cont de art.206 alin.(2) din Codul civil, neindicîn­-du-se denumirea imobilului, suprafaţa acestuia şi a terenului aferent, valoarea de bilanţ a acestora, concomitent lipsind şi actele de primire-predare a edificiilor respective.
    ____________________________
    ⁹ M.O., 2005, nr.51-54, art.377.

    Reieşind din cele menţionate, în conformitate cu art.8 din Legea contabilităţii nr.426-XIII din 04.04.1995¹⁰ (cu modificările şi completările ulterioare; în continuare – Legea nr.426-XIII), Ministerul urma să înregistreze în evidenţa contabilă toate bunurile imobile ale judecătoriilor şi rulajele acestora. De fapt, în unele cazuri, în contracte n-au fost incluse unele încăperi auxiliare şi terenurile aferente. Auditarea acestui segment a constatat că în evidenţa contabilă nu erau înregistrate 28 de unităţi de imobil (garaje, cazangerii, construcţii-anexe exterioare), gestionate de 19 judecătorii.
    ____________________________
    ¹⁰ Republicată în M.O., 2003, nr.87-90, art.398. Abrogată la 01.01.2008 prin Legea nr.113-XVI din 27.04.2007.

    În condiţiile cînd imobilele sînt la bilanţul Ministerului, iar judecătoriile efectuează cheltuielile pentru reparaţiile şi investiţiile capitale, controlorii au identificat probabilitatea de producere a riscului că unele din aceste cheltuieli să nu fie înregistrate în evidenţa contabilă la majorarea valorii de bilanţ a imobilelor respective. În acest context, urmează de relevat că, deşi judecătoriile Leova, Cantemir, Sîngerei, Teleneşti şi Făleşti nu dispun de construcţii speciale, Ministerul, în anul 2006, a înregistrat neîntemeiat cheltuielile efectuate pentru reparaţii capitale în sumă de 608,6 mii lei la construcţiile speciale, care urmau a fi reflectate la majorarea valorii iniţiale a clădirilor. De asemenea, în decembrie 2006, Ministerul a majorat cu 185,6 mii lei valoarea iniţială a clădirilor judecătoriilor, în urma înregistrării eronate în evidenţa contabilă a cheltuielilor efectuate pentru reparaţii capitale. 
    Nejustificat au fost contabilizate la majorarea valorii iniţiale a actualei clădiri administrative a Judecătoriei Basarabeasca cheltuielile efectuate din contul investiţiilor capitale la construcţia obiectului nou „Casa Justiţiei” or.Basarabeasca în sumă de 315,7 mii lei, generînd denaturarea în Bilanţul generalizator din 01.01.2007 a cheltuielilor respective şi a valorii mijloacelor fixe. Se menţionează că, în perioada anilor 2006-2007, la obiectul „Casa Justiţiei” or.Basarabeasca au fost valorificate investiţii capitale în sumă de 1296,3 mii lei, această construcţie nefiind înregistrată în evidenţa contabilă nici a Ministerului, nici a judecătoriei, totodată, acest obiect fiind inclus în Anexa nr.3 „Lista obiectelor nefinalizate supuse privatizării” la Hotărîrea Guvernului nr.945 din 20.08.2007„Cu privire la măsurile de realizare a Legii nr.121-XVI din 04.05.2005 privind administrarea şi deetatizarea proprietăţii publice”¹¹ (cu modificările şi completările ulterioare) cu costul de deviz de 0,67 mii lei.
    ______________________________
    ¹¹ M.O., 2007, nr.131-135, art.981.

    N-a fost majorat costul clădirii administrative a Judecătoriei Cahul cu cheltuielile efectuate pentru reparaţiile capitale în sumă de 130,1 mii lei. 
    În rezultatul verificărilor selective ale stocurilor de bunuri materiale înregistrate în depozitul aparatului Ministerului s-a constatat că, deşi la 01.01.2005 toate bunurile mobile au fost transmise judecătoriilor, la momentul verificării, în depozit se înregistrau bunuri materiale procurate în perioadele anterioare din contul mijloacelor alocate pentru întreţinerea judecătoriilor în sumă de 46,0 mii lei (inclusiv stofă în sumă de 13,0 mii lei, copiator în sumă de 9,9 mii lei), care n-au fost transmise acestora.
    Atît în perioada verificată, cît şi în perioadele anterioare, din contul mijloacelor bugetare alocate pentru întreţinerea birourilor notariale de stat au fost efectuate cheltuieli la procurarea unor bunuri materiale, care nu sînt solicitate de către notarii de stat, în depozit formîndu-se stocuri pe perioade îndelungate, ceea ce a generat utilizarea ineficientă a mijloacelor bugetare în exerciţiile bugetare respective. Verificările efectuate în cadrul auditului în depozitul destinat birourilor notariale denotă că, la 01.02.2008, erau stocate diverse materiale şi obiecte de mică valoare şi scurtă durată în sumă de 713,1 mii lei, inclusiv procurate: pînă la 01.01.2006 – în sumă de 164,5 mii lei şi în anul 2006 – de 59,7 mii lei, restul bunurilor fiind procurate în anii 2007-2008.
    Neţinîndu-se cont de pct.14 şi pct.15 din Regulamentul cu privire la modul de transmitere a întreprinderilor, organizaţiilor, instituţiilor de stat, a subdiviziunilor lor, clădirilor, edificiilor, mijloacelor fixe şi altor active, aprobat prin Hotărîrea Guvernului nr.688 din 09.10.1995¹² (cu modificările şi completările ulterioare), Ministerul, fără a informa Guvernul şi fără acordul Ministerului Finanţelor, a transmis bunuri materiale în sumă de 361,3 mii lei de la bilanţul aparatului central la bilanţurile instituţiilor subordonate.
    ______________________________
    ¹² M.O., 1996, nr.10, art.45.

    În rezultatul verificării la faţa locului şi evaluării probelor de audit obţinute s-a constatat că Centrul de Informaţii Juridice utilizează bunuri materiale, înregistrate în evidenţa contabilă a aparatului central, în sumă de 545,4 mii lei, inclusiv mijloace fixe de 518,4 mii lei. Astfel, deşi Centrul, în urma utilizării acestor bunuri, obţine venituri din mijloace speciale, uzura mijloacelor fixe se înregistrează în bilanţul aparatului central.
    Cu derogare de la pct.56 din Instrucţiunea cu privire la evidenţa contabilă în instituţiile publice, aprobată prin Ordinul ministrului finanţelor nr.85 din 09.10.1996¹³ (cu modificările şi completările ulterioare; în continuare – Instrucţiunea aprobată prin Ordinul ministrului finanţelor nr.85), Ministerul, în anul 2007, n-a calculat uzura pentru 48 de climatizoare, în mărime de 56,9 mii lei, fapt ce a generat indicarea incorectă a uzurii în Bilanţul privind executarea bugetului Ministerului din contul mijloacelor speciale, la 01.01.2008, cu suma menţionată.
    ______________________________
    ¹³ Nu este dată publicităţii.

    În Bilanţul privind executarea bugetului Ministerului din contul mijloacelor speciale, la 01.01.2008, se înregistrau datorii debitoare cu termenul de prescripţie expirat (formate în anii 2003-2004) în sumă totală de 66,6 mii lei, care n-au fost scăzute din suma finanţării conform pct.137 din Instrucţiunea aprobată prin Ordinul ministrului finanţelor nr.85.
    3.5. Generalizarea chestionarelor de autoevaluare a controlului intern
    Ministerul, ca şi alte autorităţi publice, se află în proces de implementare a Concepţiei controlului financiar public intern, aprobată prin Hotărîrea Guvernului  nr.1143 din 04.10.2006¹⁴ (cu modificările ulterioare) şi a Strategiei de dezvoltare a controlului financiar public intern, aprobată prin Hotărîrea Guvernului nr.74 din 29.01.2008¹⁵. Conform acestora, responsabilitatea pentru controalele interne (ale resurselor umane, administrării financiare, tehnologiilor informaţionale, achiziţiilor publice) o poartă conducătorul unităţii respective.
    ________________________________
    ¹⁴ M.O., 2006, nr.174-177, art.1343.
    ¹⁵ M.O., 2008, nr.28-29, art.147

    Evaluarea sistemului de control intern la Minister a fost efectuată prin estimarea componentelor stabilite în Standardul de audit al Curţii de Conturi.
    Rezultatele obţinute de la generalizarea chestionarelor de autoevaluare a controlului intern indică că sistemul de control intern în cadrul entităţilor verificate este funcţional, însă unele segmente urmează a fi consolidate. Conducerea Ministerului manifestă o atitudine pozitivă faţă de controlul intern, considerîndu-l un proces de adăugare a valorii, menit să ajute Ministerul în realizarea obiectivelor sale. Analiza în parte a componentelor a conturat următoarele aspecte referitor la:
    a) Mediul de control. Conducerea recunoaşte că managerii nu respectă toate regulile şi procedurile controlului intern. în perioada auditată, n-a fost elaborat Codul de conduită şi Regulamentul intern de activitate a Direcţiei apostilă. Pe un  termen îndelungat au rămas nesuplinite un şir de funcţii de conducere (şefi de subdiviziuni interne). S-a înregistrat fluctuaţia sporită a personalului. De regulă, se eliberează specialiştii tineri, una din cauze fiind remunerarea joasă. 
     b) Evaluarea riscurilor. Pentru perioada auditată, Ministerul a dispus de politici instituţionale de dezvoltare pe termen mediu. Conform Ordinului ministrului justiţiei nr.14 din 21.01.2008, a fost instituit grupul de lucru pentru elaborarea Planului de dezvoltare a Ministerului pe termen mediu. Deşi conducerea întreprinde unele măsuri întru identificarea riscurilor aferente aspectelor operaţionale, nu este identificat nivelul riscului acceptabil şi nu se ţine registrul riscurilor.
    c) Activităţile de control. Deşi Ministerul utilizează activităţi de control pentru domenii importante, precum achiziţiile, proprietatea, fondul de remunerare a muncii, resursele umane, acestea nu sînt la nivelul cuvenit. Nu există Regulamentul cu privire la controlul intern.
    d) Informarea şi comunicarea. Conducerea Ministerului determină eficienţa procedurilor de informare şi comunicare stabilite şi demonstrează o atitudine pozitivă faţă de activităţile de audit intern şi extern, însă nu este dezvoltat un sistem eficient de comunicare atît intern, cît şi extern.
    e) Monitorizarea corectării deficienţelor. Ministerul întreprinde unele măsuri de monitorizare şi corectare a deficienţelor prin intermediul Colegiului Ministerului, însă din cauza lipsei de personal nu sînt organizate în mod permanent revizuiri ale eficacităţii controlului intern, iar activităţile periodice de monitorizare nu sînt documentate sub formă de rapoarte scrise. În cadrul Ministerului nu există o unitate de audit intern.
    3.6. Constatări referitor la unele nereguli relevate la Centrul de Informaţii Juridice
    Conform pct.1 din Hotărîrea Guvernului nr.163, Centrul de Informaţii Juridice a fost contopit cu Centrul de evidenţă a gajului, actelor notariale şi debitorilor. 
    Nivelul de executare a cheltuielilor la Centru, în anul 2007, la componenta „Mijloace speciale” a constituit doar 41,6%, fiind executate cheltuieli de casă în sumă de 183,2 mii lei, planul precizat însumînd 440,0 mii lei, sau cu 256,8 mii lei mai puţin, inclusiv la retribuirea muncii – cu  87,7 mii lei mai puţin, la plata mărfurilor şi serviciilor – cu 133,7 mii lei mai puţin. Şi la alte articole ale devizului de cheltuieli n-a fost asigurată executarea planului precizat de cheltuieli. Au fost contabilizate cheltuieli efective în mărime de 175,3 mii lei. Soldul mijloacelor neutilizate, la 01.01.2008, a constituit 477,7 mii lei, ceea ce este la nivelul veniturilor anuale. Neexecutarea planului precizat de cheltuieli a fost cauzată de modificarea întîrziată a devizului de cheltuieli (decembrie 2007), instituţia nereuşind pînă la finele anului să achiziţioneze mărfurile necesare. De asemenea, pe parcursul anului, de către Ministerul Finanţelor n-au fost aprobate statele de personal ale Centrului şi, ca urmare, persoanele care urmau a fi salarizate din contul mijloacelor speciale n-au fost încadrate în serviciu.
    În perioada auditată, Centrul de Informaţii Juridice n-a efectuat cheltuieli pentru plata serviciilor comunale în sumă de 15,0 mii lei, acestea au fost suportate neîntemeiat de către aparatul central al Ministerului.
    În conformitate cu pct.8 din Regulamentul cu privire la Registrul gajului bunurilor mobile, aprobat prin Hotărîrea Guvernului nr.849 din 27.06.2002¹⁶ (cu modificările ulterioare), pentru abonamentul lunar privind accesul activ, înregistrarea, evidenţa şi ţinerea Registrului gajului, se percepe o taxă în mărime de 140 lei pentru fiecare post. În temeiul acesteia, pînă la intrarea în vigoare a Hotărîrii Guvernului nr.241, Centrul de evidenţă a gajului, actelor notariale şi debitorilor calcula lunar venituri din sursele menţionate de la toate birourile notariale, dar unii notari privaţi refuzau să achite taxa respectivă, fapt ce genera formarea datoriilor debitoare la partea de venituri din mijloace speciale. Odată cu punerea în aplicare a Hotărîrii Guvernului nr.241, conform pct.12 din Anexa nr.3 la aceasta, Centrul de evidenţă a gajului, actelor notariale şi debitorilor urma să încheie contracte cu toţi utilizatorii conectaţi la Registrul gajului. Misiunea de audit a constatat că pînă la 01.03.2008, din 227 de notari privaţi conectaţi, au fost încheiate contracte cu 138 de notari privind prestarea serviciilor menţionate. Cu alţi 89 de notari n-au fost încheiate contracte, aceştia neachitînd taxa respectivă. Ca  rezultat, la 01.01.2008, s-au format datorii debitoare la partea de venituri din mijloace speciale în sumă de 132,9 mii lei.
    ______________________________
    ¹⁶ M.O., 2002, nr.95, art.946.

    3.7. Constatări privind apostilarea actelor oficiale de către Direcţia  apostilă din cadrul  Ministerului Justiţiei
    Misiunea de audit a constatat că beneficiarii de servicii întocmesc o cerere pe blancheta elaborată şi pusă la dispoziţia acestora de către Direcţia apostilă, în care urmează să nominalizeze actele oficiale depuse pentru a fi apostilate, precum şi să anexeze la această cerere chitanţa care confirmă achitarea plăţii, conform tarifelor stabilite, pentru actele care urmează a fi apostilate. Evaluarea unui eşantion din 700 de cereri vizînd aplicarea apostilei pe actele oficiale depuse de beneficiari, selectate din 13 registre, au relevat că numai în 67 de cazuri (9,6%) în cereri sînt indicate toate actele depuse pentru apostilare şi plata achitată corespunde cu numărul actelor indicate. În alte 633 de cazuri numărul actelor indicate în cereri nu corespunde cu numărul actelor pentru care s-a achitat plata de apostilare.
    Actele prezentate la apostilare se eliberează depunătorilor cu apostila aplicată timp de 10 zile lucrătoare, iar în caz de urgenţă – în decurs de 3 zile lucrătoare, cu dublarea plăţii pentru urgentare. În urma auditului s-a stabilit că Direcţia apostilă nu înregistra actele depuse la apostilare, actele de fapt apostilate, precum şi data eliberării actelor apostilate, în registru fiind indicată doar data aplicării apostilei. În rezultatul evaluării registrelor selectate s-a constatat că actele depuse pentru apostilare în regim de urgenţă, de regulă, se apostilau în ziua depunerii acestora, iar cele depuse în regim normal se apostilau în a treia sau în a patra zi de la data depunerii.
    Misiunea de audit, bazîndu-se pe rezultatele eşantionului, nu exclude faptul existenţei riscului de încasare oficială a plăţilor în mărimi ordinare şi atunci cînd serviciile se prestează în regim de urgenţă şi viceversa, ţinîndu-se cont de faptul că în registru nu se înregistrează data eliberării actelor apostilate.
    Prin derogare de la pct.21 din Regulamentul privind aplicarea apostilei, aprobat prin Hotărîrea Guvernului nr.163, şi de la Anexa nr.2 la Regulament, pentru documentele depuse de 14 persoane, în Registrele de evidenţă a apostilelor aplicate, la 48 de apostile nu au fost indicate numele semnatarului actului oficial şi calitatea persoanei care a depus actele, precum şi a instanţei care a eliberat actul, relevîndu-se riscul încasării nejustificate a sumelor pentru apostilare.
    În urma auditului s-a relevat că Direcţia apostilă ţinea evidenţa apostilei aplicate concomitent în mai multe registre de evidenţă, ceea ce nu dă posibilitate de a stabili numărul de apostile aplicate într-o anumită perioadă de timp. În afară de aceasta, în unele cazuri, cu unul şi acelaşi număr se aplică apostila pe mai multe acte depuse. Astfel, în 11 din 13 registre selectate, au fost constatate 1211 cazuri de aplicare a apostilei cu acelaşi număr pe mai multe acte depuse de diferite persoane. În Registrul de evidenţă a apostilelor aplicate la 26 şi 27 iulie 2007, cuprinse între numerele impare 101875-102487 (circa 300 de apostile), neregulamentar, în multiple cazuri lipseşte suma achitată şi semnăturile persoanelor care au solicitat apostila, iar în unele cazuri suma este indicată greşit. Cele menţionate generează imposibilitatea verificării, prin confruntare, a corespunderii sumelor încasate cu sumele din registre.

    3.8.  Rezultatele chestionării

Pentru realizarea auditului, printre alte tehnici de examinare, s-a folosit chestionarea tuturor angajaţilor din cadrul Direcţiei apostilă (6 persoane) şi a beneficiarilor serviciilor de aplicare a apostilei (6 persoane).
    Răspunsurile primite la chestionare de la angajaţii Direcţiei denotă că numărul personalului Direcţiei este insuficient pentru prestarea serviciilor de aplicare a apostilei, suplimentar fiind necesare 2-3 persoane. În perioada auditată, în scopul prestării acestor servicii, au fost implicaţi angajaţi din alte subdiviziuni  din cadrul Ministerului. Toţi angajaţii chestionaţi au răspuns afirmativ la întrebarea despre existenţa Regulamentului de activitate a Direcţiei, de fapt, Regulamentul nominalizat nefiind elaborat. În 4 cazuri persoanele chestionate au răspuns că n-au evaluat calitatea serviciilor prestate, totodată acestea consideră că serviciile prestate nu sînt de o calitate înaltă, motivul fiind numărul redus de angajaţi, spaţiul limitat al sediului pentru prestarea serviciilor şi lipsa programelor computerizate pentru evidenţa componentelor serviciilor de aplicare a apostilei. Toţi respondenţii consideră că există rezerve pentru îmbunătăţirea calităţii serviciilor de aplicare a apostilei. Angajaţii Direcţiei au indicat că computerele repartizate acestora nu sînt echipate cu softul necesar specificului activităţii respective. Nici unul din angajaţii chestionaţi n-a răspuns concret cîte adresări au parvenit de la cetăţeni în vederea aplicării apostilei şi care este ponderea serviciilor prestate conform adresărilor acestora. În cadrul auditului s-a constatat că Direcţia apostilă nu înregistrează  documentele parvenite de la cetăţeni privind aplicarea apostilei, precum şi data eliberării documentelor apostilate. Astfel, misiunea de audit admite posibilitatea apariţiei riscului de nerespectare a termenelor de examinare şi eliberare a actelor apostilate. Direcţia apostilă nu dispune de un registru special de înregistrare a reclamaţiilor.
    Răspunsurile primite de la beneficiarii serviciilor de aplicare a apostilei demonstrează că 50% din persoanele supuse chestionării nu sînt informaţi suficient despre serviciile prestate; 83,3% din respondenţi consideră că tarifele la servicii şi termenele de prestare a serviciilor sînt mari, iar condiţiile în care se prestează serviciile sînt nefavorabile; 33,3% din beneficiari au menţionat că serviciile n-au fost prestate în termenele stabilite; 83,3% au evaluat calitatea serviciilor prestate ca fiind medie; toţi respondenţii au negat efectuarea plăţilor neoficiale şi oferirea cadourilor.
    3.9. Opinie
    Deşi operaţiunile economico-financiare exercitate şi înregistrate în evidenţa contabilă a aparatului central sînt corecte şi situaţiile financiare privind operaţiunile în cauză oferă o imagine veridică şi autentică, se relevă afectarea Raportului financiar consolidat de către Minister de următoarele circumstanţe:
    · neevaluarea şi neînregistrarea în evidenţa contabilă a Ministerului Justiţiei la intrări a 28 de unităţi de imobil (garaje, cazangerii, alte construcţii) ale judecătoriilor (nefiind evaluate bunurile, este imposibil de determinat  gradul de materialitate al acestor erori);
    · efectuarea cheltuielilor în sumă de 10,8 mil.lei din contul alocaţiilor aparatului central pentru alte structuri, înregistrate în Raport ca cheltuieli ale aparatului central al Ministerului;
    · efectuarea cheltuielilor în valoare de 191,2 mii lei din contul alocaţiilor prevăzute pentru întreţinerea birourilor notariale de stat la întreţinerea aparatului central al Ministerului (procurarea bunurilor materiale).
    Aşadar, luînd în consideraţie obiecţiile expuse, exprimăm opinia cu rezerve, prin limitarea sferei de aplicare a auditului asupra situaţiilor financiare raportate de către Ministerul Justiţiei la finele anilor bugetari 2006 şi 2007.
    3.10. Concluzii şi recomandări
    Cele menţionate în prezentul Raport denotă că managementul financiar la Ministerul Justiţiei urmează a fi îmbunătăţit, ţinîndu-se cont de faptul că în urma auditului s-au relevat unele nereguli şi deficienţe la gestionarea resurselor financiare şi a patrimoniului public, care sînt consemnate în  Raportul respectiv.
    Se recomandă conducerii Ministerului:
    3.10.1. Să evalueze şi să reflecte în evidenţa contabilă toate imobilele judecătoriilor, înregistrate la Oficiile teritoriale cadastrale.
    3.10.2. Să asigure reflectarea în evidenţa contabilă a operaţiunilor în perioada gestionară în care acestea au fost efectuate. Să întreprindă măsurile necesare pentru reflectarea corespunzătoare a datoriilor debitoare cu termenul de prescripţie expirat.
    3.10.3. În scopul utilizării eficiente a mijloacelor bugetare, să asigure estimarea corectă a necesităţilor procurărilor de bunuri materiale în vederea excluderii pe viitor a formării stocurilor excesive de bunuri.
    3.10.4. Să asigure transmiterea bunurilor de la bilanţ la bilanţ în conformitate cu Hotărîrea Guvernului nr.688 din 09.10.1995.
    3.10.5. Să efectueze achiziţiile de mărfuri, lucrări şi servicii în conformitate cu cadrul legal şi să asigure controlul asupra executării corespunzătoare a obligaţiunilor contractuale.
    3.10.6. Să întreprindă măsuri pentru ţinerea Registrului de evidenţă a apostilelor şi actelor apostilate în corespundere cu Regulamentul aprobat prin Hotărîrea Guvernului nr.163 din 15 februarie 2007.
    3.10.7. Să stabilească modalitatea de calculare şi achitare a costului serviciilor comunale pentru Centrul de Informaţii Juridice.
    3.10.8. Să întreprindă măsuri pentru încasarea datoriilor de la notarii privaţi şi privind încheierea contractelor prevăzute de pct.12 din Anexa nr.3 la Hotărîrea Guvernului nr.241.
    3.10.9. Să asigure ţinerea evidenţei contabile în conformitate cu Legea contabilităţii nr.426-XIII.
    3.10.10. Să întreprindă măsuri pentru utilizarea eficientă a mijloacelor speciale în perioada gestionară.
    3.10.11. Să examineze oportunitatea includerii în dările de seamă ale notarilor de stat a mijloacelor obţinute de la prestarea serviciilor notariale.
    3.10.12. Să examineze posibilitatea instituirii unităţii de audit intern.
    3.10.13. Să examineze posibilitatea lărgirii spaţiului destinat deservirii beneficiarilor serviciilor de apostilă.

    Controlor superior de stat                                    A. Ghileţchi
    Controlor de stat                                                   L. Oleinicenco